Forsíða
Fræðslumiðstöð Vestfjarða
frmst@frmst.is
456-5025

Persónuverndarstefna

Gefin út 5. mars 2020

Fræðslumiðstöð Vestfjarða er sjálfseignarstofnun sem hefur það að markmiði að auðvelda íbúum á Vestfjörðum símenntun og þátttöku í námi af ýmsu tagi í formi styttri almennra námskeiða, endurmenntunarnámskeiða og starfstengdra námskeiða. Fræðslumiðstöðin er með þjónustusamning við Fræðslumiðstöð atvinnulífsins og á grunni hans býður miðstöðin upp á vottaðar námsleiðir, raunfærnimat og náms- og starfsráðgjöf. Þá er miðstöðin þjónustuveitandi fyrir Rannís vegna íslenskukennslu, Fjölmennt vegna námskeiða fyrir fólk með fötlun, Vinnumálastofnun fyrir atvinnuleitendur og fleiri aðila. Miðstöðin starfar samkvæmt lögum um framhaldsfræðslu nr. 27/2010 og er viðurkenndur fræðsluaðili af mennta- og menningarmálaráðuneytinu.

Aðilar að Fræðslumiðstöðinni eru; Byggðasamlag Vestfjarða, Félag opinberra starfsmanna á Vestfjörðum, Fjórðungssamband Vestfirðinga, Menntaskólinn á Ísafirði, Náttúrustofa Vestfjarða, Útvegsmannafélag Vestfjarða, Verkalýðsfélag Vestfirðinga, Vestfjarðastofa og Vinnuveitendafélag Vestfjarða.

Um persónuverndarstefnuna

Fræðslumiðstöð Vestfjarða leggur áherslu á trúnað og öryggi við meðferð persónuupplýsinga í starfsemi sinni. Með persónuverndarstefnu þessari er tilgreint hvaða upplýsingum er safnað, hvernig þær eru notaðar og hvaða aðgangur er veittur að þeim. Persónuverndarstefnunni er ætlað að stuðla að sameiginlegum skilningi allra sem sækja þjónustu miðstöðvarinnar og þeirra sem þar starfa, sitja í stjórn eða starfa sem verktakar á vegum miðstöðvarinnar.

Persónuverndarstefnan er sett í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglugerð ESB nr. 2016/679 (GDPR) um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og frjálst flæði slíkra upplýsinga. Fræðslumiðstöð Vestfjarða ber ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga og heldur vinnsluskrá yfir persónuupplýsingar sem eru skráðar og á hvaða heimildum vinnslan er framkvæmd. Stefnan gildir um alla þjónustu sem veitt er af Fræðslumiðstöð Vestfjarða eða af aðilum sem sannarlega hafa verið fengnir til að starfa á vegum hennar.

Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings. Lög um persónuvernd gera strangari kröfur um meðferð viðkvæmra persónuupplýsinga. Þannig flokkast meðal annars kynþáttur, þjóðernislegur uppruni, stéttarfélagsaðild og trúarbrögð til viðkvæmra upplýsinga. 

Fræðslumiðstöð Vestfjarða vinnur með persónuupplýsingar á grundvelli samþykkis, en það er gert í þágu nemandans og að uppfylltum skilyrðum samþykkis. Persónuupplýsingar eru notaðar í eftirfarandi tilgangi:

Persónuupplýsingar eru notaðar í eftirfarandi tilgangi:

  • Til að upplýsa viðskiptavini um fyrra nám hjá Fræðslumiðstöð Vestfjarða.
  • Til að afgreiða umsóknir um nám.
  • Til að bóka tíma hjá náms- og starfsráðgjafa.
  • Til að framkvæma raunfærnimat.
  • Til að halda utan um námsferla, einkunnir og viðveru. Upplýsingar eru vistaðar í Innu og MySchool sem eru aðgangsstýrð nemendabókhaldskerfi.
  • Til að gefa út viðurkenningar og staðfestingar.
  • Í rekstrarlegum tilgangi s.s. í tengslum við útgáfu reikninga og bókhaldskerfi.
  • Vegna starfsmannahalds.
  • Vegna ráðninga á verktökum til fræðslustarfa.
  • Til að senda út fréttir, tilkynningar og upplýsingar um væntanlega viðburði, námskeið eða þjónustu á vegum fræðsluaðila. Hægt er að afþakka slíkt kynningarefni hvenær sem er með tölvupósti á frmst@frmst.is. 

Þær persónuupplýsingar sem Fræðslumiðstöð Vestfjarða vinnur með eru:

  • Nafn
  • Kennitala
  • Símanúmer
  • Netfang
  • Heimilisfang
  • Kyn
  • Upplýsingar um einkunnir og/eða viðveru
  • Stéttarfélagsaðild

Þegar viðskiptavinir sækja þjónustu sem fjármögnuð er að hluta úr Fræðslusjóði (námsleiðir framhaldsfræðslunnar, náms- og starfsráðgjöf og raunfærnimat) er einnig óskað eftir upplýsingum um:

  • Menntunarstig
  • Námsferil

Ástæða fyrir söfnun viðkvæmra persónuupplýsinga, s.s. um stéttarfélagsaðild, er vegna samþykkta sem gilda um fræðsluaðila, þar sem þjónusta fræðsluaðila getur verið niðurgreidd fyrir félagsmenn tiltekinna stéttarfélaga.

Í ákveðnum tilvikum eru persónuupplýsingar gerðar ópersónugreinanlegar til að halda yfirlit yfir tölfræðilegar upplýsingar í tengslum við starfsemi miðstöðvarinnar. Slík gögn teljast þá ekki lengur vera persónuupplýsingar.

Upplýsingar koma frá nemendum sjálfum þegar þeir skrá sig í nám í gegnum vefinn www.frmst.is. Þá koma upplýsingar frá nemendum sjálfum með tölvupósti eða símtölum. Einnig frá fyrirtækjum og stofnunum sem sækja þjónustu til Fræðslumiðstöðvar Vestfjarða fyrir sína starfsmenn eða skjólstæðinga. Upplýsingar sem varða starfsfólk eða verktaka koma frá þeim sjálfum.

Vinnsla tiltekinna persónuupplýsinga er nauðsynleg vegna þeirrar þjónustu sem Fræðslumiðstöð Vestfjarða veitir. Þegar nemendur skrá sig í nám hjá Fræðslumiðstöðinni eru þeir hvattir til að kynna sér persónuverndarstefnu miðstöðvarinnar.

Skriflegs samþykkis fyrir vinnslu er aflað þegar nemendur koma í viðtöl hjá náms- og starfsráðgjafa og byggist þá vinnslan á 1. tölulið 9. greinar laga nr. 90/2018 eða 11. gr. sömu laga.

Vinnsla tengd útsendingu kynningar- og markaðsefnis byggir á lögmætum hagsmunum fræðsluaðila og byggir á 6. tölulið 9. gr. laga nr. 90/2018. Er þess gætt að slík vinnsla skerði ekki réttindi og frelsi einstaklinga til persónuverndar.

Við heimsókn á vefsíðu Fræðslumiðstöðvarinnar eru skráðar ýmsar nauðsynlegar upplýsingar um aðgengi og notkun. Þessar upplýsingar kunna að innihalda IP-tölur notanda og er einungis safnað af öryggisástæðum og fyrir bilanagreiningu. Vefurinn notar einnig vafrakökur fyrir nauðsynlega virkni, söfnun tölfræðiupplýsinga og fyrir deilingu á samfélagsmiðla.

Vinnsla gagna í gegnum vafraökur fer fram svo lengi sem notandi lýsir ekki andstöðu sinni við meðferð upplýsinganna. Ef notandi óskar eftir að koma athugasemdum um meðhöndlun persónuupplýsinga á framfæri eða óskar eftir að persónuupplýsingum sínum verði eytt úr grunninum, skal athugasemdum komið til Fræðslumiðstöðvar Vestfjarða í tölvupósti á frmst@frmst.is.

Á heimasíðu Fræðslumiðstöðvar Vestfjarða geta verið tenglar á aðrar síður sem beina einstaklingum á viðkomandi síður sé smellt á þá. Persónuverndarstefnan nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þessara þriðju aðila þar sem miðstöðin hefur enga stjórn á síðum þeirra né ber ábyrgð á notkun, birtingu eða annarri vinnslu þeirra á persónuupplýsingum.

Fræðslumiðstöð Vestfjarða notar samfélagsmiðla um að miðla upplýsingum um starfsemina og auglýsa þjónustu sína. Ef birtar eru persónugreinanlegar upplýsingar, t.d. myndir, er leitað samþykkis nemenda áður. Myndir sem teknar eru af útskriftarhópum kunna að verða birtar á samfélagsmiðlum, en einstaklingar hafa val um þátttöku í myndatökum.

Undanþága frá kröfum um heimild til myndbirtingar varðar hópmyndir sem teknar eru í Fræðslumiðstöðinni eða á viðburðum á vegum hennar. Myndir eiga ekki að vera viðkvæms eðlis eða þannig að myndin beinist að einum einstaklingi. Vilji einstaklingur láta fjarlægja mynd af sér skal senda póst á frmst@frmst.is.

Fræðsluaðili tryggir að persónuupplýsingar séu ekki afhentar óviðkomandi þriðju aðilum. Sérhver miðlun persónuupplýsinga á sér aðeins stað með samþykki viðkomandi eða er í samræmi við heimild í persónuverndarlögum eða annarri löggjöf.

Fræðslumiðstöð Vestfjarða er með samninga við þjónustuaðila til að veita svokallaða skýjaþjónustu. Skýjaþjónusta er netþjónusta sem gerir einstaklingum og fyrirtækjum kleift að nota hugbúnað og tæki hjá þriðju aðilum. Til að mynda felst slík þjónusta í varðveislu upplýsinga í netþjónum, tölvupóstþjónustu og veflausnum. Slíkir þjónustuaðilar hafa í gildi viðeigandi stefnur og verkferla til að tryggja að upplýsingar sem þeir meðhöndla séu varðveittar með öruggum hætti hverju sinni. Fræðslumiðstöð Vestfjarða notar sem stendur skýjaþjónustu þar sem upplýsingar eru varðveittar innan EES-svæðisins.

Fræðslumiðstöð Vestfjarða deilir ekki persónuupplýsingum með fyrirtækjum, stofnunum eða einstaklingum nema:

  • Leyfi frá einstaklingi liggi fyrir
  • Af ástæðum sem byggja á samþykktum sem gilda um Fræðslumiðtöð Vestfjarða og samningum við hagsmunaaðila miðstöðvarinnar
  • Af lagalegum ástæðum til að tryggja rétta málsmeðferð

Fræðslumiðstöð Vestfjarða starfar eftir lögum um framhaldsfræðslu nr. 27/2010. Samkvæmt 2. mgr. 13. gr. laganna er fræðsluaðila skylt að varðveita upplýsingar um það nám sem nemendur hafa lagt stund á og lokið og að veita þeim aðgang að þeim upplýsingum. Sömuleiðis varðveitir miðstöðin ýmsar persónuupplýsingar sem lúta að starfsmannahaldi, upplýsingagjöf til mennta- og menningarmálaráðuneytis og annarra samantekta á gögnum.

Upplýsingar eru vistaðar í Innu og MySchool sem eru aðgangsstýrð nemendabókhaldskerfi og á netþjóni Fræðslumiðstöðvarinnar.  Upplýsingar á pappírsformi eru geymdar á lokuðum svæðum. Reglulega eru tekin afrit af öllum gögnum á netþjóni miðstöðvarinnar og þau geymd hjá innlendum hýsingaraðila.

Þeir sem vinna með persónuupplýsingar á vegum Fræðslumiðstöðvar Vestfjarða eru kallaðir vinnsluaðilar og gerir miðstöðin vinnslusamning við þá. Miðstöðin er með vinnslusamninga við fyrirtækin Advania og Snerpu. Persónuverndarstefnu Advania má finna hér: advania.is. Persónuverndarskilmála Snerpu má finna hér: snerpa.is/

Fræðslumiðstöð Vestfjarða leggur áherslu á trúnað og öryggi. Ætlast er til að starfsmenn og verktakar fari með allar upplýsingar um einstaklinga sem trúnaðarmál og í samræmi við ákvæði laga og reglna um persónuvernd. Starfsmenn og verktakar undirrita yfirlýsingu um þagnarskyldu og í tilteknum verkefnum, eins og náms- og starfsráðgjöf, gilda siðareglur viðkomandi starfsstéttar. Þagnarskyldan gildir áfram þó viðkomandi láti af störfum hjá miðstöðinni. Þá eru undirritaðir vinnslusamningar milli Fræðslumiðstöðvar Vestfjarða og þeirra aðila, fyrirtækja eða stofnana sem annast vinnslu f.h. miðstöðvarinnar.

Samkvæmt lögum um persónuvernd eiga einstaklingar rétt á aðgangi að þeim persónuupplýsingum sem varðveittar eru um hann, fá þær leiðréttar og eftir atvikum andmæla vinnslu þeirra eða fá þeim eytt. Óski einstaklingur eftir því að nýta þennan rétt sinn getur viðkomandi sent beiðni á netfangið frmst@frmst.is.

Ef vinnsla byggir á samþykki hefur einstaklingur rétt til að afturkalla samþykkið hvenær sem er. Afturköllun hefur þó ekki áhrif á lögmæti vinnslu fram að afturkölluninni.

Allar fyrirspurnir um meðhöndlun persónuupplýsinga og persónuverndarstefnu Fræðslumiðstöðvar Vestfjarða skal senda á netfangið frmst@frmst.is

Persónuverndarstefna Fræðslumiðstöðvar Vestfjarða er hluti af gæðakerfi miðstöðvarinnar. Persónuverndarstefnan er endurskoðuð reglulega og kann að verða breytt án fyrirvara, til dæmis ef breytingar verða á lögum eða starfsemi miðstöðvarinnar. Gildandi útgáfa af stefnunni er að finna á vef miðstöðvarinnar www.frmst.is.